Como wedding planner debes encontrar el lugar perfecto para una boda, coordinar los proveedores, gestionar las emociones de los novios, calcular cada detalle y otro sinfín de tareas, que si no las sabes manejar, pueden llegar a ser estresantes. Aquí 7 consejos para mantener la calma.
Amiga o amigo wedding planner, en Hilton te entendemos. Vivimos como tú la pasión por organizar las bodas más inolvidables y entregamos todo para que los novios celebren el día más feliz de su vida.
Nos estresamos, pasamos momentos de angustia, sobrellevamos que las cosas no salgan como las planeamos porque siempre hay un imprevisto que resolver, en fin. Sabemos lo que pasas al buscar un salón para bodas, encontrar un proveedor de flores o seleccionar el proveedor de servicio de catering perfecto.
Y como te entendemos, tenemos una lista de consejos para que superes esos momentos de apuros.
Estas recomendaciones fueron entregadas por Lina Espejo, coordinadora de eventos sociales en el hotel Hilton de Bogotá, con más de 15 años de experiencia como wedding planner certificada.
1. Ser organizado y cuidar los detalles.
2. Tener plan A… Pero también B, C o D.
3. No dejarse llevar por las emociones de las parejas o sus familiares.
4. Ser empático: ponerse en los zapatos de la otra persona.
5. Tener una mano derecha en quien confiar.
6. Entrenar habilidades blandas como la resiliencia, la creatividad y la recursividad.
7. Tener un ritual personal y con tu equipo.
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Respira profundamente y lee con atención más detalles sobre estos 7 consejos.
“El wedding planner es la persona que tiene una pasión desbordada por los eventos. Debe tener conexión con el propósito final de la celebración: materializar un sueño. Necesita una buena conexión con sus proveedores, vocación de servicio, saber trabajar en equipo, tener resiliencia y debe aprender a manejar las emociones y sueños ajenos”.
Lina Espejo, coordinadora de eventos sociales de Hoteles Hilton Colombia.
1. Ser organizado y cuidar los detalles
“Si tú conoces bien tu evento, serás capaz de sacarlo adelante”, asegura Lina Espejo
¿Cómo lograrlo?
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Dejar todos los detalles, hasta los más mínimos, organizados incluso 3 o 4 días antes de que se realice el evento. Así, si llega a surgir algún reto o complicación, se tendrá tiempo para actuar.
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Conocer la historia de los novios, tener muy claro qué sueñan y aterrizarlos con amor cuando el presupuesto no cubra todo lo que ellos aspiran.
2. Tener un plan A… y un plan B y un C y hasta D
Contar con un minuto a minuto no es una camisa de fuerza para los wedding planner, pero Lina Espejo recomienda que es mejor tener cada momento planeado para evitar las improvisaciones y se pueda actuar ante cualquier imprevisto.
“Hay que tener diferentes alternativas y con cada una de ellas diferentes soluciones”.
3. No dejarse llevar por las emociones de las parejas o sus familiares
Las parejas y familiares confían en ti. Por lo tanto debes entregarles calma, tranquilidad y asertividad.
“No hay que tomarse las cosas personalmente —recomienda Lina— y desde el momento cero se debe dejar todo muy claro, incluso advertir que hay situaciones de fuerza mayor, como el clima, que no dependen del wedding planner”.
4. Ser empático: ponerse en los zapatos de la otra persona
Hay que entender lo que pasa con los novios y con sus familias, para comprender mejor lo que pueden estar sintiendo.
“Y para lograr esto se deben disponer todos los detalles, el servicio y la organización del evento, tal cómo me gustaría a mí que fuera, como me gustaría a mí que saliera la celebración, es así de simple”, recuerda Lina.
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5. Tener una mano derecha en quien confiar
Definitivamente hay que tener una mano derecha, asegura Lina. Y uno de los secretos que nos revela sobre esto es que el wedding planner tiene que aprender a delegar.
“Por varias razones: por qué no estás exento de que te enfermes justo el día del evento o que tengas que atender otro evento en paralelo. Tener una mano derecha facilita que todos los detalles estén cuidados y se reduce el riesgo de que algo se escape”.
Agrega Lina que es vital rodearse de un buen equipo de proveedores con experiencia, que sean responsables y con los que se pueda contar ante cualquier apuro o emergencia. “Se vuelven tus grandes aliados. La transparencia y claridad en los contratos al relacionarse con ellos puede garantizar su ayuda total”.
“Cuando yo deje de sentir mariposas en mi estómago cada vez que le cumplo a los novios el sueño de tener su matrimonio perfecto, me dedicaré a otra cosa”.
Lina Espejo, coordinadora de eventos sociales de Hoteles Hilton Colombia.
6. Entrenar habilidades blandas como la resiliencia, la creatividad y la recursividad
Estas son habilidades infaltables en un wedding planner, asegura Lina Espejo.
Creatividad y recursividad: porque es una labor que exige constantemente nuevas ideas, formas diferentes de resolver problemas, de hacer las cosas, de enfrentar los retos que se presentan durante el evento.
Resiliencia: porque es un gremio competitivo, que se enfrenta a situaciones tan impredecibles como una pandemia. Se debe aprender de los errores para no cometerlos en el futuro, caerse pero volverse a levantar con más fuerza y nuevos aprendizajes.
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7. Tener un ritual personal y otro con tu equipo
Sea una meditación en privado antes de comenzar. Tener una charla grupal donde se motive al equipo o para los que sean más espirituales, hacer una oración y “encomendar a Dios el evento para que todo fluya bonito”.
Esperamos que te hayan gustado estos 7 consejos entregados por Lina Espejo, coordinadora de eventos sociales de Hoteles Hilton Colombia, recopilados a través de su experiencia de más de 15 años. ¡Ponlos en práctica!
